Vous cherchez vos documents au dernier moment ?

1. Pourquoi les documents posent-ils problème au dernier moment ?

Une réponse demande souvent les mêmes pièces : documents administratifs de l’entreprise, certifications, références de marchés déjà réalisés. Elles sont pourtant rangées un peu partout : sur un ordinateur, dans des emails, chez un collègue.

Le jour où il faut répondre, vous perdez du temps à les chercher. Pire, vous découvrez parfois qu’une certification a expiré alors que la date limite approche.

2. Que vous permet Lynnx pour vos documents ?

Lynnx vous donne trois espaces. Documents, pour vos pièces administratives : vous les ajoutez, les recherchez par nom ou catégorie et les remplacez quand une nouvelle version arrive.

Certifications, pour vos normes et agréments : vous notez l’organisme émetteur, le numéro et la date d’expiration. Vous voyez ainsi lesquelles sont à renouveler.

Références, pour vos marchés passés : intitulé, maître d’ouvrage, année, montant et nature de prestation. Vous pouvez les importer depuis un fichier. Une fonction d’extraction par IA aide aussi à remplir ces fiches à partir d’un document, à condition de vérifier ce qu’elle a repris.

3. Comment garder ces espaces à jour ?

Ajoutez vos pièces une première fois, au calme, plutôt que pendant la préparation d’une réponse. Ensuite, mettez à jour un document dès que vous recevez sa nouvelle version.

Regardez régulièrement les dates d’expiration de vos certifications. Ajoutez chaque nouveau marché terminé à vos références : ce sont souvent elles qui montrent à l’acheteur que vous savez faire.

Lynnx vous aide à retrouver vos pièces ; vérifiez toujours, dans le dossier de l’offre, la liste exacte des documents demandés.